Как я обуздал хаос в потоке задач и построил эффективную систему работы руководителя

Автор: Марат Байбиков, ректор 1-го российского научного центра «Технологии успеха»

Всем привет! Меня зовут Марат Байбиков, и я основатель 1-го российского научного центра «Технологии успеха». Сейчас у нас в штате 52 человека, компания работает как слаженный механизм, все процессы автоматизированы — я могу спокойно уйти в отпуск на месяц и точно знаю, что ничего не рухнет!

Но так было не всегда. Еще каких-то 5–7 лет назад я просыпался ночами в холодном поту от мыслей, что не сделал то, что обещал клиенту, не посмотрел резюме, не рассмотрел КП от нового провайдера интернета и многое другое. Причем все эти дела были настолько разноплановые: и стратегия, и текучка, и поддержка отношений с клиентами, и все-все-все.

Точкой невозврата стала ситуация, когда я встретил на улице приятеля. Он на меня удивленно посмотрел и спросил, куда я опять бегу и почему у меня дергается глаз. На что я показал ему записную книжку с 27-ми делами и задачами на текущий день. Он почти рассмеялся и не поверил в то, что я успею все это сделать. Тогда я понял, как глупо выгляжу со стороны, и пора уже с этим что-то делать!

С чего я начал

Я, как и большинство, активно начал изучать опыт успешных людей, различные методики по эффективности личной работы. Спойлер: я так и не нашел целостную систему, которая подходила бы под мои задачи.

Попробовал я очень много всего: например, в одно время у меня была привычка записывать все дела простой ручкой в обычный блокнот. Мне пришлось завести три!!! блокнота: один по бизнесу, второй по личным делам, третий — для поддержки отношений с клиентами. Все это было жутко неудобно, быстро надоело мне и у меня терялся фокус на ключевые дела.

Так, путем проб и ошибок, я разработал собственную систему, которая помогла сделать мою жизнь гораздо проще!

Система личной эффективности для владельца бизнеса

Первое! У меня есть продуманный, стратегический годовой план по бизнесу — он записан в виде списка целей в простом Word на локальном компьютере. Можно использовать и другие программы визуализации, но я для себя ничего лучше не нашел, чем старый добрый Word.

Второе! В нашей компании в Google Docs есть файл «Вектор целей», в котором прописан план конкретных задач со сроками выполнения и ответственными. Google Docs — для нас очень удобный вариант: файл находится в облаке, есть возможность настраивать права доступа, указывать тех людей, кто может редактировать или просто просматривать документ. Все наши руководители отделов и менеджеры имеют к нему доступ.

Третье! Каждый день ближе к вечеру я сажусь и расставляю список дел, которые мне нужно сделать завтра, в Гугл Календаре. Чем он так удобен?

• Есть возможность создать «Мероприятие» и зарезервировать свое время. Например, с 15:00 до 16:30 я занимаюсь написанием статьи.

• Пригласить других людей на совместное «Мероприятие». Система составляет человеку приглашение на встречу или ВКС и отправляет ему уведомление по gmail.com почте.
• Автоматически расставить регулярные ежедневные дела. Например, с 13:00 до 14:00 перерыв на обед и прогулки.

• Составить список задач на конкретный день. Я расставляю 1-2-3 очередность и размещаю список задач в конкретный день, чтобы не думать, какую задачу выполнить первой и вовсе не забыть сделать их между делом.

Кроме того, я ввел собственные обозначения для каждой задачи:

! — не забыть сделать между делом;

К — контроль каких-то порученных задач;

Е — не забыть поехать куда-то по делам.

Гугл Календарь доступен и на телефоне в виде приложения, но он в таком виде не совсем удобен. Поэтому для себя я использую еще один инструмент -шпаргалку в Telegram. Сам для себя я создал чат и просто записываю, что, например, мне вечером нужно купить домой или что самое важное не забыть сделать!

Четвертое! Ежедневно вечером, я редактирую следующий рабочий день, так как часто возникают новые вопросы, которые нужно решит в срочном порядке.

Знаете, что самое крутое в этом? Радость, когда я смотрю на свой календарь, а там выполнено 90–95% всех запланированных задач! Это, кстати, очень сильно экономит личную энергию — я не думаю о том, что я что-то не успеваю или забыл сделать!

Пятое! Само собой в течение дня мне поступают звонки, просьбы коллег и другие моменты со стороны. Если раньше я бросался их тут же выполнять, то теперь нет, я записываю себе в Гугл Календарь в свободное время на следующие дни.

Шестое! На время выполнения очередной задачи я отключаю все мессенджеры в телефоне и на персональном компьютере, оставляя только звонки на телефоне. Такое же правило действует для всех сотрудников компании.

Седьмое! Раньше меня очень мучил вопрос, что делать, если я не успеваю в свой намеченный срок выполнить запланированную задачу. Сейчас я научился с этим бороться так:

1. В начале выполнения каждой задачи длительностью час-полтора я на листке бумаги набрасываю план декомпозиции этого дела — что я должен сделать конкретно шаг за шагом для решения все большой задачи!
2. Начинаю работать по этому плану.
3. Если все равно я не успеваю, то в конце запланированного времени отодвигаю следующую задачу минут на 30 или переношу доделку текущей на следующий день!

Примерно 70–80% задач я доделываю в немного увеличенное время. Почему?

Девятое! Я никогда не планирую свой день с точностью до минуты. Между задачами обязательно оставляю буфер времени на непредвиденные ситуации.

Что получается: я перестал суетиться, и моя эффективность возросла в 2–3 раза, а что по нервам — это я вообще не считал.

В следующей статье я расскажу, как 1-й российский научный центр «Технологии успеха» организовал корпоративную email-почту, и теперь мы обрабатываем 100% всех писем правильно, а их у нас не много не мало — около 50–70 писем ежедневно.